Projet IRSN

Mise en place de systèmes de gestion électronique de l'information dans les directions opérationnelles

La demande

L'Institut de radioprotection et de sûreté nucléaire (IRSN) mène des missions de recherche, d'expertise et de service public dans de nombreux domaines du risque industriel associés au monde de l'énergie nucléaire.
L'information produite par les ingénieurs et chercheurs de l'Institut est aussi bien publique (publications scientifiques), que privée (réponses à des demandes d'industriels) ou étatique (réponses à des questions de service public).

Pour permettre à chaque chercheur et ingénieur d'une direction d'accéder aux documents produits dans les différents laboratoires et sites de sa direction, il a été décidé, par plusieurs directeurs de lancer, en interne, un projet de mise en place d'un système de GEIDE dans son entité.

Les objectifs de la mission

FAVRE Consulting a accompagné ces projets de GEIDE sur l'ensemble des étapes : définition du besoin, intégration des règles d'interfaces avec un projet de fédération de bases GEIDE en vue de capitaliser l'information scientifique et technique de l'Institut), rédaction du cahier des charges et participation au choix de la solution, mise en œuvre de l'outil, organisation de la reprise d'antériorité, accompagnement des chercheurs et ingénieurs au changement.

  Installer un système de GEIDE performant mais très convivial pour un nombre d'utilisateur avoisinant 300 personnes par système, et un nombre de documents voisin de 50 000.

  Mettre en place une méthode d'appropriation du système par les chercheurs et ingénieurs

Définir un circuit d'acquisition des documents scientifiques et techniques avec centralisation de cette fonction sur les secrétariats pour validation du contenu des métadonnées.

  Organiser la reprise d'antériorité et en définir les règles (inventaire, contrôle et validation, intégration dans le système.

La conduite de la mission

Les projets ont tous été menés avec la même méthode que FAVRE Consulting a construit depuis de nombreuses années tout en respectant un objectif commun : la compatibilité fonctionnelle et technique avec le système de capitalisation des connaissances qui est un système fédérateur de bases GEIDE de l'IRSN.

Les points importants de la mission ont été :

La définition d'une méthode spécifique de reprise d'antériorité des rapports pour chaque direction

Une importante démarche de sensibilisation et de formation des chercheurs et des ingénieurs pour l'appropriation du système

La mise en place de circuit d'acquisition des documents pour garantir l'exhaustivité de la base et la fiabilité du contenu

Les résultats

Plusieurs directions se sont équipées d'un outil de GEIDE alors que chaque laboratoire ou service utilisait des outils fonctionnellement inadaptés et non fiables pour gérer leur production.

  D'autres directions ont entamé une démarche de refonte de leurs systèmes existants, très vieillissants, et non interfaçables au système fédérateur de base GEIDE de capitalisation des connaissances scientifiques et techniques

Les délais

La mise en place d'un système de GEIDE dans une direction, en incluant la reprise d'antériorité sur 3 ans et l'ensemble des étapes d'étude et d'installation, a été réalisée dans un délai de 6 mois (y compris la recette finale).