Projet IRSN

Automatiser les circuits de validation des publications scientifique et des brevets

La demande

L'Institut de radioprotection et de sûreté nucléaire (IRSN) mène des missions de recherche, d'expertise et de service public dans de nombreux domaines du risque industriel associés au monde de l'énergie nucléaire.

L'information produite par les experts et chercheurs de l'Institut fait l'objet de nombreuses publications scientifiques dans des revues internationales, des congrès et dans un volume moindre, de demandes de dépôts de brevets. Le nombre annuel de publications faites par les chercheurs et expert de l'Institut est en moyenne de 500 en incluant les poster et les participations aux congrès.

Ces deux circuits de contrôle, de validation et d'instruction étaient initialement menés manuellement.

Les objectifs de la mission   

Les projets ont été conduits séparément en raison des spécificités très fortes sur les règles de gestion et de circulation des deux catégories de documents : le projet MINERVE pour les publications et un projet séparé pour les demandes de dépôt des brevets

  Installer un système automatique de validation des publications scientifiques par la hiérarchie de l'auteur et, pour certains thèmes, par la direction de la valorisation et la direction générale.

  Installer un système automatique pour l'instruction des dossiers de dépôt et de gestion des brevets. Il s'agit de gérer l'ensemble des étapes du cycle de vie des brevets depuis la demande de dépôt jusqu'à l'échéance du droit commercial (30 ans après le dépôt).

La conduite de la mission

Les deux étapes de la mission ont été conduites en utilisant la même méthode :

•  Etudes du besoin et étude d'impact sur le travail quotidien des chercheurs et experts en organisant des interviews et des tables rondes afin de faire intervenir l'ensemble des salariés des 11 sites de l'Institut,

•  Proposition d'une organisation fonctionnelle et technique de gestion des circuits en tenant compte des spécificités de certains services et personnes, ainsi que d'un existant plus ou moins formel : formulaires papier, tableaux de suivi EXCEL, agenda électronique pour les échéances, etc.

•  Rédaction du cahier des charges et accompagnement à la mise en œuvre avec une forte action de communication sur les projets vers : le comité de direction, les directeurs, les responsables et les salariés de l'Institut.

Les résultats   

•  Le système MINERVE est accepté par l'ensemble des chercheurs et experts de l'Institut. En plus de l'automatisation du circuit, il offre la possibilité à chacun de définir les règles d'accès et de diffusion des documents (en adéquation avec les contrats signés avec les éditeurs). Le résultat est visible sur le site scientifique de l'IRSN (site alimenté périodiquement et directement par la base MINERVE)

•  Le workflow de gestion du circuit de demande de dépôt des brevets a été étendu à la gestion des codes de calcul développés par l'Institut et mise à la disposition des industriels pour des études spécifiques (dispersion atmosphérique de gaz, code de Monté Carlo, etc.)