Projet |
Mettre en place au sein de l'INRETS un outil moderne de gestion documentaire |
La demande
L'Institut National de Recherche sur les Transports et leur Sécurité (INRETS) est un Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique ( EPST ), placé sous la tutelle des ministères chargés de la recherche et des transports. L'Institut est constitué de 19 centre de recherche (UR et UMR), implantés dans 4 sites en France : Arcueil (le siège), BRON (69), LILLE et SALON de Provence. Chaque unité de recherche travaille sur des thématiques qui lui sont propres, mais les équipes projet sont constituées de chercheurs qui peuvent appartenir à plusieurs unités différentes.
Les objectifs de la mission
• Proposer une stratégie de capitalisation de l'information qui s'intègre dans la politique générale d'ouverture de l'Institut vers l'Europe et le monde.
• Fournir aux chercheurs de l'Institut l'accès à l'ensemble de la documentation produite en interne et acquise par les centres de documentation.
• Installer dans l'Institut une base de connaissance scientifique et technique accessible par tous les chercheurs de l'Institut, les citoyens vis Internet et qui puisse s'interfacer avec des bases externes comme celle de l'ITRD ( Documentation Internationale de Recherche sur les Transports) .
La conduite de la mission
La mission s'est déroulée en 3 phases :
• Etudes stratégiques et étude du besoin avec un inventaire exhaustif des bases de données documentaires existantes ainsi que des projets en cours de mise en œuvre sur la gestion des connaissances (GPEC, veille, travail collaboratif),
• Constitution du dossier d'appel d'offres avec rédaction du cahier des charges, constitution de la grille de choix, participation aux réunions de mise en concurrence et au choix.
• Accompagnement à la mise en œuvre et au changement pour l'ensemble des utilisateurs de l'Institut.
Les résultats
• Mise en place d'une nouvelle organisation autour de la capitalisation des connaissances scientifiques et techniques dans les sites et les unités de recherche (UR et UMR),
• Repositionnement du rôle des centres de documentation dans le processus de versement des documents produits par les chercheurs dans la base de données,
• Définition des règles d'accessibilité et de diffusion des publications et des rapports des chercheurs en interne et vers les citoyens via Internet,,
• Mise en œuvre du système de capitalisation avec un moteur de recherche sémantique fonctionnant en français et en anglais.
Quelques chiffres
Le fonds documentaire des centres de documentation dispose de plus de 50 000 ouvrages.
La production annuelle de publications et de rapports par les chercheurs est voisine de 600.
Le nombre annuel de mémoires est de 200.